Quản lý theo dõi tiến độ dự án bằng Google Sheets/AppSheet

Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, việc theo dõi tiến độ dự án là một yếu tố then chốt để đảm bảo mọi công việc được hoàn thành đúng hạn và đạt chất lượng yêu cầu. Google Sheets và AppSheet là hai công cụ mạnh mẽ hỗ trợ các tổ chức trong việc quản lý công việc, quản lý dự án và tối ưu hóa quy trình công việc. Cùng tìm hiểu về cách sử dụng hệ thống quản lý dự án qua các module chức năng nổi bật dưới đây.

video vận hành hệ thống quản lý theo dõi tiến độ công việc 

1. Module Chức Năng Hệ Thống Quản Lý Theo Dõi Tiến Độ Dự Án

Quản lý công việc mẫu

Công việc mẫu là bước đầu tiên trong quản lý dự án, giúp người quản lý lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ, và theo dõi tiến độ công việc. Sử dụng Google Sheets, bạn có thể dễ dàng tạo bảng theo dõi công việc với các cột thông tin như: tên công việc, thời gian hoàn thành, người phụ trách, và trạng thái công việc. AppSheet sẽ tự động hóa việc cập nhật trạng thái và gửi thông báo khi công việc được hoàn thành hoặc khi có vấn đề cần giải quyết.

Quản lý khách hàng

Đối với một dự án, việc theo dõi thông tin khách hàng là rất quan trọng. Google Sheets có thể được sử dụng để lưu trữ thông tin khách hàng, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, và các yêu cầu của họ đối với dự án. AppSheet sẽ giúp bạn tạo ứng dụng quản lý khách hàng trực quan, dễ dàng cập nhật và tìm kiếm thông tin khách hàng khi cần thiết.

Quản lý dự án

Quản lý dự án là một trong những phần quan trọng nhất trong quá trình theo dõi tiến độ. Bảng quản lý dự án trong Google Sheets có thể bao gồm các cột như: tên dự án, mô tả, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, trạng thái dự án, và người phụ trách. AppSheet có thể giúp bạn xây dựng ứng dụng quản lý dự án, cho phép bạn theo dõi tiến độ dự án theo thời gian thực và đưa ra các báo cáo chi tiết về các dự án đang triển khai.

Quản lý công việc dự án

Việc theo dõi từng công việc trong một dự án là rất quan trọng để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Module quản lý công việc dự án sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan về các công việc liên quan đến mỗi dự án. Bảng công việc dự án trong Google Sheets có thể bao gồm thông tin về các công việc đã hoàn thành, công việc đang thực hiện, và công việc còn lại. AppSheet có thể hỗ trợ tự động hóa việc phân công công việc, thông báo tiến độ và cung cấp báo cáo chi tiết.

Quản lý thông báo

Một hệ thống quản lý tiến độ dự án cần phải có chức năng thông báo để các thành viên trong nhóm luôn được cập nhật về tình trạng của dự án và công việc. AppSheet sẽ giúp bạn thiết lập các thông báo tự động khi có thay đổi trong trạng thái dự án hoặc công việc. Bằng cách sử dụng Google Sheets, bạn có thể dễ dàng cấu hình các thông báo này dựa trên các điều kiện cụ thể.

2. Các Module Quản Lý Khác

Ngoài các module quản lý tiến độ dự án, hệ thống của bạn có thể bao gồm những chức năng quản lý khác giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và đảm bảo mọi hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện một cách hiệu quả.

Thư viện tri thức của doanh nghiệp wiki

Thư viện tri thức là một phần không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp. Nó giúp tập hợp và chia sẻ các tài liệu, hướng dẫn, quy trình làm việc, và kinh nghiệm của các nhân viên. Google Sheets có thể được sử dụng để lưu trữ các liên kết đến các tài liệu, trong khi AppSheet có thể tạo ra một ứng dụng dễ sử dụng để truy cập vào các tài liệu này bất cứ khi nào cần thiết.

Quản lý phê duyệt nghỉ phép

Quản lý nghỉ phép là một phần quan trọng trong hệ thống nhân sự của mọi doanh nghiệp. Google Sheets sẽ lưu trữ các thông tin về yêu cầu nghỉ phép của nhân viên, trong khi AppSheet giúp tự động hóa quy trình phê duyệt nghỉ phép. Các thông báo sẽ được gửi đến người quản lý khi có yêu cầu nghỉ phép mới.

Quản lý phê duyệt tạm ứng

Hệ thống phê duyệt tạm ứng giúp doanh nghiệp quản lý việc chi trả các khoản tạm ứng cho nhân viên một cách chính xác và hiệu quả. Google Sheets có thể theo dõi các yêu cầu tạm ứng, trong khi AppSheet sẽ hỗ trợ tự động hóa quy trình duyệt và gửi thông báo phê duyệt cho người yêu cầu.

Quản lý phê duyệt chi phí cho dự án và các hoạt động khác trong doanh nghiệp

Một trong những yếu tố quan trọng khi quản lý dự án là kiểm soát chi phí. Google Sheets giúp doanh nghiệp theo dõi chi phí cho từng dự án, trong khi AppSheet có thể giúp tự động hóa quy trình phê duyệt chi phí và cảnh báo khi chi phí vượt quá ngân sách dự kiến.

Quản lý nhà cung cấp

Quản lý nhà cung cấp là một yếu tố quan trọng trong việc duy trì sự liên kết và cung cấp nguồn lực cho các dự án. Google Sheets giúp theo dõi thông tin nhà cung cấp, các hợp đồng, và các giao dịch đã thực hiện, trong khi AppSheet giúp quản lý và cập nhật thông tin về các nhà cung cấp trong hệ thống.

3. Các Module Cài Đặt Hệ Thống

Để đảm bảo hệ thống hoạt động linh hoạt và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, các module cài đặt hệ thống dưới đây có thể được sử dụng.

Quản lý cấu hình ngôn ngữ

Trong môi trường đa quốc gia, việc quản lý ngôn ngữ giúp đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong doanh nghiệp đều có thể sử dụng hệ thống một cách dễ dàng. Google Sheets có thể được sử dụng để lưu trữ các tùy chọn ngôn ngữ, và AppSheet sẽ cung cấp các công cụ để thay đổi ngôn ngữ giao diện.

Quản lý phân quyền theo nhóm quyền chức năng

Quản lý phân quyền là rất quan trọng để đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm có quyền truy cập đúng với thông tin và chức năng mà họ cần. Google Sheets sẽ lưu trữ thông tin phân quyền, trong khi AppSheet giúp quản lý quyền truy cập và đảm bảo rằng mỗi thành viên trong nhóm chỉ có thể truy cập vào những dữ liệu và chức năng mà họ được phép.